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Assistant de la directrice générale des services (H/F)

22-10-2018
Localisation
Ile-de-France
Statut
Titulaire ou Contractuel
Niveau de recrutement
Cat. B - Technicien (TECH)
Date de prise de fonction
01-01-2019
Date de limite de candidature
15-01-2019

Niveau de recrutement : Technicien (Catégorie B)

 

Niveau de rémunération :

  • Agents titulaires : rémunération indiciaire et régime indemnitaire statutaires
  • Agents contractuels : de 1597.68€ à 2141.37€ bruts mensuels selon expérience professionnelle sur poste équivalent

 

Localisation du poste :   Direction générale des services - 54 boulevard Raspail – 75006 Paris.

 

Poste à temps complet, ouvert aux agents titulaires par voie de mobilité interne ou externe et le cas échéant aux agents contractuels (par CDD d’un an renouvelable).

 

Poste à pourvoir au 1er janvier 2019

 

MISSIONS

L’assistant(e) de direction est chargé d’assister la directrice générale des services (DGS) et son adjointe (DGSA) dans l’organisation et la coordination quotidienne de leur activité quotidienne, leurs interactions internes et externes. Il participe à la gestion de l’information ainsi qu’à l’organisation des instances décisionnelles et consultatives.

 

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Organisation et coordination des activités quotidiennes de la Direction générale

  • Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs prenant contact avec la Direction générale, apport d’un premier niveau d’information, orientation vers le service concerné
  • Tenue des agendas de la DGS et de la DGSA
  • Organisation de rendez-vous
  • Prises de contact avec les interlocuteurs de la Direction générale dans l’établissement et avec les partenaires institutionnels
  • Constitution des dossiers préparatoires aux rendez-vous
  • Assurer l’organisation, la convocation, la préparation, le suivi des réunions et la gestion des ordres de mission (dont enregistrement dans le progiciel de gestion)

Gestion de l’information

  • Traitement des correspondances entrantes (y compris électroniques) destinées à la Direction générale
  • Rédaction et mise en forme de courriers
  • Supervision de la circulation des parapheurs soumis à la Direction générale
  • Gestion de l’ensemble de ces informations en appréciant les urgences et les priorités

 

Contribution à l’organisation des instances consultatives et décisionnelles de l’établissement (Comité technique, CHSCT, Conseil d’administration)

  • Participation aux réunions préparatoires, pour prise de notes et consignation des conclusions
  • Diffusion des convocations et des documents de séance, en veillant au respect des échéances
  • Suivi des retours sur convocations (élaboration des listes de présence / absences, gestion des pouvoirs ...)

Gestion administrative

  • Mise en place et utilisation d’outils permettant la conservation et la traçabilité des informations traitées
  • Organisation et alimentation de bases des données
  • Proposition et conception d’outils et de procédures permettant d’améliorer l’efficacité de la gestion administrative et du fonctionnement de la Direction générale
  • Gérer les aspects logistiques (matériels, locaux et fournitures…).

COMPÉTENCES ATTENDUES

  • Maîtrise des techniques de secrétariat
  • Maîtrise des outils bureautiques
  • Connaissance des techniques de secrétariat et de gestion administrative
  • Savoir informer et rendre compte
  • Connaissance des techniques de classement et d'archivage
  • Savoir planifier son activité et hiérarchiser les besoins
  • Capacité à travailler en équipe et au contact du public
  • Avoir le sens de l'initiative, de l'organisation
  • Sens de la confidentialité
  • Rigueur / fiabilité

 

PROFIL RECHERCHÉ

  • Pour les agents non titulaires : Diplôme du Baccalauréat exigé
  • Expérience souhaitée sur le même type de poste/domaine d’activité