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Gestionnaire administratif polyvalent (F/H)

12-04-2018
Localisation
Ile-de-France
Statut
Titulaire ou Contractuel
Niveau de recrutement
Cat. B - Technicien (TECH)
Date de prise de fonction
16-04-2018
Date de limite de candidature
31-05-2018

Niveau de rémunération :

  • Agents titulaires : rémunération indiciaire et régime indemnitaire statutaires
  • Agents contractuels : de 1597.68 € à 2141.37€ bruts mensuels selon expérience professionnelle sur poste équivalent

Localisation du poste :
CESPRA – Centre d’études sociologiques et politiques Raymond ARON
105 Bd Raspail 75006 Paris 

Poste à temps complet, ouvert aux agents titulaires par voie de mobilité et le cas échéant aux agents contractuels (par CDD de 12 mois renouvelable)

Poste à pourvoir immédiatement

MISSIONS 

Le gestionnaire assure des fonctions polyvalentes d’assistance technique et logistique à l’UMR. Il réalise des actes administratifs et financiers dans le respect des techniques, des règles et des procédures. Il participe activement à la vie collective de l’équipe.


ACTIVITÉS PRINCIPALES 

Assistanat et gestion administrative

  • Assurer le secrétariat du centre et principalement de sa direction : Accueil et filtrage téléphonique, gestion des agendas, rédaction et mise en forme de documents
  • Participer à la gestion financière de la structure en appliquant les procédures dédiées
  • Assurer le suivi et la gestion de dossiers administratifs variés à destination des membres du centre, des tutelles et des partenaires tels que le Labex TEPSIS et sa plate-forme de publication POLITIKA.
  • Classer et archiver les informations liées à l’activité du CESPRA (séminaires, colloques, publications, courriers…)

 

Communication

  • Participer à l’organisation de colloques, réunions, conseils de laboratoire : réservations diverses, gestion des pauses, envoi d’invitations, suivi, affichage
  • Mettre à jour le répertoire général du CESPRA et les listes de diffusion 
  • Elaborer avec la chargée de communication du CESPRA des supports de communication (affiches, chevalets, dépliants) pour promouvoir l’activité de l’unité (invités du CESPRA, appels à communication, journées doctorales) 
  • Mettre en place un réseau de communication interne dans le cadre de l’activité des groupes 

 

Organisation

  • Gérer les fournitures, clés, badges restaurant administratif, adresses électroniques, distribution du courrier, gestion administrative de la téléphonie, gestion ordinateur portable, vidéoprojecteur, adaptateurs, connectique 
  • Dans l’optique du déménagement à Condorcet (2020 pour le CESPRA), le gestionnaire devra aider à la préparation matérielle de ce dernier (recensement, archivage documents, classement,…)

COMPÉTENCES 

  • Connaissance du contexte de l’enseignement supérieur 
  • Connaissance générale des techniques de secrétariat 
  • Connaissance des règles de gestion financières et comptables dans un établissement public
  • Rechercher l’information, la vérifier et la classer 
  • Rassembler, traiter et sélectionner l’information pertinente 
  • Maîtriser les techniques d’expression écrite
  • Anglais intermédiaire

 

SAVOIR/FAIRE OPÉRATIONNELS 

  • Utiliser les techniques de classement et d’archivage 
  • Maîtriser les outils bureautiques, en particulier Excel et Word 
  • Utiliser les outils de gestion, en particulier SIFAC et RESEDA (formation possible)
  • Planifier son activité, anticiper et gérer les urgences
  • Savoir informer et rendre compte
  • Avoir la capacité à travailler en équipe
  • Avoir le sens de l’initiative, de l’organisation
  • Sens de la confidentialité
  • Rigueur / Fiabilité

 

PROFIL RECHERCHÉ 

  • Bac exigé pour les agents contractuels
  • Expérience souhaitée dans le domaine d’activité
  • Poste également ouvert aux personnes en situation de handicap