Assistant.e en gestion administrative et événementielle (F/H)

Date
16-01-2023
Localisation
Ile-de-France
Statut
Titulaire ou Contractuel
Niveau de recrutement
Cat. A - Assistant ingénieur (ASI)
Date de prise de fonction
28-02-2023
Date de limite de candidature
28-02-2023

Niveau de recrutement : Assistant ingénieur (Catégorie A)

 

BAP et emploi type : J3C44 – Assistant.e en gestion administrative

 

Niveau de rémunération :

  • Fonctionnaires : Rémunération statutaire et régime indemnitaire (dont complément indemnitaire annuel)
  • Contractuels : de 1948.26 € à 2542.73 € bruts mensuels selon profil et expérience (+ prime annuelle)

 

Localisation du poste : Paris-Jourdan Sciences Economiques (PjSE)- UMR8545

                                     48 boulevard Jourdan - 75014 Paris

 

Poste à temps complet, ouvert aux agents titulaires par voie de mobilité interne ou externe et le cas échéant aux agents contractuels (par CDD de 15 mois renouvelable)

 

Poste à pourvoir dès que possible

 

 

ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL

 

Paris-Jourdan Sciences Economiques (PjSE) est le plus gros laboratoire en économie de France. Cette unité mixte de recherche (UMR) commune à l’EHESS, le CNRS, l’ENS, l’INRAe, l’ENPC et l’Université Paris 1 est hébergée par la Fondation PSE-Ecole d’Economie de Paris, sur le campus Jourdan de l’ENS. Elle reflète l’engagement des établissements d’enseignement supérieur et des organismes de recherche qui en sont les tutelles dans la constitution d’un pôle commun de recherche et d’enseignement en économie à ambition internationale. PSE est lauréate de l’appel à projet ANR « Ecole Universitaire de Recherche », réaffirmant le rôle moteur de l’UMR en matière de recherche.

La recherche au sein de PjSE est structurée en 8 domaines de recherche : développement ; économie comportementale ; gouvernance, économie politique et commerce ; histoire économique et sociale ; macroéconomie ; régulation et environnement ; théorie économique ; travail et économie publique.

Le laboratoire est composé d’environ 300 agents, dont une équipe administrative et informatique de 10 agents, sous la responsabilité de la secrétaire générale de l’unité, et organise notamment de nombreux événements scientifiques et grand public tout au long de l’année.

 

 

MISSIONS

 

Sous la responsabilité de la secrétaire générale de l’unité, l’assistant.e ingénieur assure le suivi des événements organisés au sein de l’unité et la gestion et l’organisation d’un portefeuille d’événements, de colloques et manifestations scientifiques, en assure le suivi administratif et logistique, et gère également un ensemble de dossiers administratifs.

 

 

ACTIVITES PRINCIPALES

 

Gestion administrative, financière et logistique des événements

  • Recenser les projets d’événements, réserver les salles et gérer la boite mail colloques en lien avec la secrétaire générale de l’unité
  • Prendre en charge l’organisation administrative des colloques et événements (missions des chercheurs invités, commandes de restauration, matériel, relations avec les prestataires) en lien avec les porteurs de projets.
  • Coordonner et réaliser, en lien avec les services comptables de la Fondation PSE et du CNRS, des actes administratifs dans la gestion des événements (notes de frais, facturation)
  • Assurer le suivi financier et gérer le budget au moyen de tableaux de bord ; en rendre compte ; trier et organiser le classement de documents et dossiers
  • Travailler en collaboration étroite avec le service communication de la Fondation PSE pour la communication et la diffusion des informations sur les événements, envoyer des mailings, créer des formulaires d’inscription
  •  S’occuper de la préparation logistique du jour J (préparation des salles, du matériel audiovisuel, de la signalétique et éléments de communication, de l’accueil) en lien avec les autres membres de l’équipe, participer à la constitution des plannings d’équipe

 

Gestion administrative et financière de l’unité

  • Accueillir et informer les personnels, les usagers et les intervenants de la structure
  • Préparer la venue et l’accueil des invités internationaux, élaborer les conventions d’accueil et les demandes de visa en lien avec la Préfecture et les services RH.
  • Gérer les sessions de job markets pour le recrutement d’Assistant professors
  • Gérer les fonds de recherche
  • Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure

 

 

COMPETENCES REQUISES

 

Connaissances

  • Connaissance du contexte de l’enseignement supérieur et de la recherche
  • Connaissance générale des techniques de gestion administrative
  • Langue anglaise : B1 (cadre européen de référence) minimum

 

Compétences opérationnelles

  • Maîtriser les techniques de communication
  • Maîtriser l’outil bureautique (Word, Excel)
  • Maîtriser les techniques d’expression écrite
  • Savoir planifier son activité et gérer les priorités
  • Savoir comprendre un budget et les crédits par type de dépenses et par structure
  • Savoir travailler en équipe

 

Compétences comportementales 

  • Sens relationnel
  • Sens des responsabilités

 

 

PROFIL RECHERCHE

 

  • Bac +2 ou équivalent exigé pour les agents contractuels
  • Expérience souhaitée sur le même domaine d’activité
  • Flexibilité dans les horaires en fonction des événements prévus
  • Goût pour l’évènementiel