Niveau de recrutement : catégorie A

BAP et emploi type : J3C44 - Assistant-e en gestion administrative

Niveau de rémunération : de 1186,49€ à 1289,93€ selon profil et expérience professionnelle

Localisation du poste : Direction générale de services –Mission du Contrôle règlementaire

                                     54, Boulevard Raspail, 75006 Paris

Poste à temps incomplet 60% (3 jours par semaine), ouvert aux agents contractuels par CDD de 2 mois.

Poste à pourvoir dès le 1er juin 2026

ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL

L'Ecole des hautes études en sciences sociales (www.ehess.fr) est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel, « grand établissement » assurant une mission de recherche dans le domaine des sciences humaines et sociales et de formation à la recherche. L'établissement accueille 3 000 étudiants dont 1 500 doctorants (avec près de 250 thèses soutenues par an dans toutes les disciplines des sciences sociales) et autant de masterants. L’EHESS accueille également 40 unités de recherche organisées autour d'un domaine, d'une approche ou, pour un tiers d'entre elles, d'une « aire culturelle ». En leur sein, plus de 500 enseignants et chercheurs développent les savoirs, forment et encadrent les étudiants de master et les doctorants. Ils sont soutenus par près de 300 personnels administratifs et d’appui technique à la recherche. L’École est membre fondateur de l’Etablissement public Campus Condorcet.

Sous la responsabilité de l’adjoint au directeur général des services, la Mission du Contrôle règlementaire (1 agent) a en charge l’exercice d’une fonction de veille, d’animation, de conseil, d’expertise et d’assistance juridique auprès des services de l’École. Elle assure la diffusion des connaissances juridiques et contribue au développement des compétences des services de l’École dans ces domaines. Elle promeut la qualité, la sécurité et la régularité de toutes les procédures internes et de tous documents de nature juridique. Elle prévient les risques juridiques liés à l’activité de l’établissement. La Mission du contrôle réglementaire s’est récemment vu confier un projet visant à déployer un outil électronique de gestion, de signature des documents et d’archivage au sein de l’École. La première étape de ce projet consiste à réaliser un audit interne afin de délimiter le périmètre du projet, d’appréhender les besoins des différents acteurs et de faire le point sur les pratiques et leurs perspectives d’évolution.

Actuellement à l’EHESS la quasi-totalité des documents soumis à la signature du président de l’École/du DGS/des directeur.ice.s de services sont édités sur support papier. Ils circulent par le biais de parapheurs physiques remis en mains propres, pour visa, aux services concernés. Un nombre résiduel de documents fait l’objet d’une signature électronique si l’émetteur, en général un partenaire international de l’École, en fait la demande. L’outil de signature utilisé est alors celui proposé par le partenaire. Les modalités de suivi des documents sont propres à chaque service. Il n’existe pas d’outil central dédié au sein de l’École.

Dans ce cadre il est envisagé de déployer à court terme un outil de parapheur électronique.

L’agent.e est placé.e sous l’autorité hiérarchique de l’adjoint au directeur général des services.

MISSIONS

L’agent.e assurera principalement une mission d’audit sur les pratiques des directions, services et unités de recherche de l’EHESS en matière de gestion des documents et de mise à la signature (délégations, circuits…). Il devra identifier l’ensemble des interlocuteurs de la chaîne de signature et évaluer le nombre de documents annuels concernés.

Il devra aussi, dans ce cadre, étudier les possibilités d’évolution des délégations de signature actuellement en vigueur à l’EHESS, dans un but de simplification et dans le cadre de la réglementation en vigueur.

Il participera également à l’élaboration du cahier des charges relatif à l’achat d’une solution de signature électronique.

ACTIVITES PRINCIPALES

1/ Identifier et cartographier les procédures actuelles de gestion, de signature et d’archivage des documents au sein de l’EHESS :

• Rencontrer les différentes directions, services et unités de recherche de l’EHESS ;
• Identifier les acteurs de la chaîne de signature ;
• Recenser les documents pouvant être concernés et évaluer leur volume annuel ;
• Cartographier les procédures actuelles ;
• Identifier les risques vis-à-vis du cadre réglementaire et des bonnes pratiques de gestion des documents ;

2/ / Travailler sur les décisions de délégation de signature et proposer des nouvelles procédures :

• Identifier les risques potentiels liés aux décisions de délégation de signature actuelles ;
• Proposer, si nécessaire, des évolutions ;
• Rédiger, si besoin, de nouvelles procédures de gestion, de signature et d’archivage des documents tenant compte des risques identifiés ;

3/ Participer à l’élaboration du cahier des charges relatif à l’achat d’une solution de signature électronique

• Contribuer à définir le périmètre du projet (nombre de documents concernés, nombre d’utilisateurs concernés, etc.) ;
• Contribuer à appréhender les besoins des différents acteurs (personnalisation des circuits de signature, besoins en termes d’accès à l’outil, etc.)

COMPETENCES REQUISES

Connaissances

• Connaissance en droit public général
• Une connaissance de l’organisation, du statut et de l’environnement des établissements publics, et plus particulièrement des établissements d’enseignement supérieur et de recherche, serait un plus

Compétences opérationnelles

• Savoir mener des entretiens et collecter des données
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Savoir rendre compte à sa hiérarchie
• Communiquer et faire preuve de pédagogie
• Travailler en équipe
• Rédaction juridique
• Savoir créer et animer un réseau
• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint)

Compétences comportementales 

• Sens de l’organisation
• Autonomie / Esprit d’initiative
• Analyse et synthèse
• Rigueur / Fiabilité
• Sens relationnel
• Réactivité et gestion des situations non prévues

PROFIL RECHERCHE

• Niveau master, de préférence en droit