Niveau de recrutement : ASI (Catégorie A)

BAP et emploi-type : J3C44 – Assistant·e en gestion administrative

Niveau de rémunération :

• Agents contractuels : entre 1 977,48 € et 2 580,87 € selon profil et expérience

Localisation du poste :

Direction des enseignements et de la vie étudiante (DEVE)/ Service de l’Ecole doctorale et des ED

Partenaires, 54 boulevard Raspail, 75006 PARIS

Type de poste : Poste à temps complet, ouvert aux agents contractuels (CDD de 6 mois renouvelable)

Poste à pourvoir au 1er juillet 2026.

ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL

L’École des hautes études en sciences sociales (EHESS) est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel, doté du statut de « grand établissement ». Sa vocation est de comprendre les sociétés dans leur complexité en faisant coopérer l’ensemble des disciplines des sciences humaines et sociales.

L’EHESS accueille environ 3 000 étudiantes et étudiants en master, doctorat et diplôme de l’École. Son modèle repose sur une formation à la recherche par la recherche, fondée sur un lien étroit entre enseignement et activité scientifique.

L’établissement s’appuie sur 38 unités de recherche, au sein desquelles près de 800 enseignants et chercheurs développent les savoirs et accompagnent les étudiantes et étudiants, avec l’appui de 400 personnels administratifs et techniques.

L’EHESS se distingue par son projet intellectuel interdisciplinaire, son ouverture internationale et son engagement dans la diffusion des savoirs. Elle est également membre fondateur du Campus Condorcet, grand campus de sciences humaines et sociales de rayonnement international.

La direction des enseignements et de la vie étudiante (DEVE) est chargée d’assurer la gestion administrative et pédagogique de la scolarité des étudiants, la gestion de l’ensemble des missions et questions liées au doctorat, le suivi de l’offre de formation et des enseignements, l’accueil, l’information et l’orientation des étudiants au sein de ses formations, la professionnalisation, le traitement des conventions de stage, l’accompagnement des étudiants en situation de handicap, la vie étudiante.

La DEVE accueille une École doctorale multidisciplinaire (organisée en 11 formations doctorales) et une École doctorale en co-accréditation avec d’autres établissements d’enseignement supérieur. L’École doctorale définit la politique d'admission des doctorant.es, organise leur formation (notamment, la formation à l'éthique de la recherche et à l'intégrité scientifique) et favorise l'acquisition d'une culture pluridisciplinaire dans le cadre d'un projet scientifique cohérent, participe à la visibilité internationale de l’établissement par la mise place de conventions de cotutelle internationale (actuellement au nombre de 200 environ), veille au respect des principes de la Charte du doctorat de l’établissement en conformité avec les arrêtés ministériels réglant le diplôme national du doctorat, met en place l’organisation destinée à assurer au/à la doctorant.e une relation sereine et efficace avec son encadrant.e ainsi qu’avec l’établissement, prépare l'insertion professionnelle des docteur.es et veille au suivi de leur parcours professionnel.

Le service de l’Ecole doctorale et des ED partenaire est composé de 6 agents. L’assistant.e administratif-ve est placé·e sous l’autorité hiérarchique de la responsable du service.

MISSIONS

L’assistant·e administratif·ve participe à la mise en œuvre des missions du service de l’École doctorale et assure, dans le respect des procédures et des règles en vigueur, la gestion administrative des cotutelles internationales de thèse, ainsi que le suivi de l’attribution des financements et des actions de communication de l’ED.

Il ou elle contribue également au bon fonctionnement de l’équipe et apporte un appui à la responsable du service en fonction des besoins et des périodes de forte activité. Ce poste vise notamment à renforcer l’accompagnement de la responsable dans le cadre du déploiement d’un nouvel applicatif, entraînant une augmentation temporaire de la charge de travail.

ACTIVITES PRINCIPALES

COMPETENCES REQUISES

Connaissances

• Connaissance du fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche
• Connaissance de l’organisation, du fonctionnement et l’activité de l’établissement
• Connaissance de l’anglais (B1 cadre européen commun de référence pour les langues)
• Connaissance des techniques de classement et d’archivage

Compétences opérationnelles

• Maîtrise et suivi de la réglementation et des procédures du domaine de gestion du service
• Maîtrise des techniques de secrétariat, de gestion administrative et de gestion pédagogique
• Maitrise des outils de bureautique (Word, Excel...)
• Savoir prévoir, planifier, hiérarchiser ses actions
• Savoir respecter le calendrier des actions, les échéances
• Savoir informer et rendre compte
• Capacité à faire appliquer des procédures
• Savoir élaborer des tableaux de suivi
• Capacité à communiquer en anglais dans un contexte professionnel, à l’écrit comme à l’oral

Compétences comportementales

• Capacité à travailler en équipe et au contact des étudiants et des enseignants-chercheurs
• Avoir le sens de l’initiative, de l’organisation
• Sens de la confidentialité,
• Savoir travailler en autonomie
• Rigueur / Fiabilité
• Capacité rédactionnelle

PROFIL RECHERCHE

• Bac +2 ou équivalent exigé
• Expérience souhaitée dans le même domaine d’activité