Niveau de recrutement :  Catégorie A

BAP et emploi-type : J3C44 « Assistant-e en gestion administrative

Niveau de rémunération :

• Agents titulaires : rémunération indiciaire complétée par le régime indemnitaire statutaire (dont complément indemnitaire annuel
• Agents contractuels :  "entre 2002.83 € à 2606.22 € bruts mensuels selon profil et expérience professionnelle (+ prime de fin d'année)

Localisation du poste : CETOBaC (Centre d’études turques, ottomanes, balkaniques et centrasiatiques) - EHESS – Campus Condorcet (2, cours des Humanités – 93300 Aubervilliers)

Type de poste : Poste à temps complet, ouvert aux agents titulaires par voie de mobilité interne ou externe et le cas échéant aux agents contractuels (par CDD de 24 mois renouvelable)

Poste à pourvoir dès que possible

ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL

L’École des hautes études en sciences sociales (EHESS) est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel, doté du statut de « grand établissement ». Sa vocation est de comprendre les sociétés dans leur complexité en faisant coopérer l’ensemble des disciplines des sciences humaines et sociales.

L’EHESS accueille environ 3 000 étudiantes et étudiants en master, doctorat et diplôme de l’École. Son modèle repose sur une formation à la recherche par la recherche, fondée sur un lien étroit entre enseignement et activité scientifique.

L’établissement s’appuie sur 38 unités de recherche, au sein desquelles près de 800 enseignants et chercheurs développent les savoirs et accompagnent les étudiantes et étudiants, avec l’appui de 400 personnels administratifs et techniques.

L’EHESS se distingue par son projet intellectuel interdisciplinaire, son ouverture internationale et son engagement dans la diffusion des savoirs. Elle est également membre fondateur du Campus Condorcet, grand campus de sciences humaines et sociales de rayonnement international.

Le CETOBaC (Centre d'études turques, ottomanes, balkaniques et centrasiatiques) est une unité mixte de recherche (CNRS / EHESS / Collège de France) spécialisée dans l'étude des mondes turcs, ottomans, balkaniques et centrasiatiques. Il réunit 19 enseignants-chercheurs, 5 ingénieurs d'études et personnels administratifs, ainsi que 71 doctorants, au sein d'un environnement pluridisciplinaire et international. L'unité développe de nombreux projets de recherche nationaux et internationaux et s'appuie sur un réseau de partenariats scientifiques en Europe et au-delà. Implanté sur le Campus Condorcet, le CETOBaC évolue dans un environnement multi-tutelles nécessitant une coordination étroite avec les services des établissements partenaires et les structures d'appui à la recherche, dans un contexte de gestion administrative, financière et organisationnelle complexe. Le CETOBaC accueille également chaque année une dizaine de chercheurs invités internationaux.

Le ou la responsable administratif-ve est placé.e sous l’autorité hiérarchique de l’équipe de la direction du centre.

MISSIONS

Le ou la responsable administratif-ve assure, de manière polyvalente et autonome, la coordination et la réalisation des activités de gestion administrativeu CETOBaC. Il ou elle contribue au bon fonctionnement de l’unité, accompagne la direction et les équipes de recherche dans leurs démarches et assure l’interface avec les services administratifs des tutelles et les partenaires.

ACTIVITES PRINCIPALES

• Assurer la coordination des activités administratives de l'unité.
• Organiser la circulation de l'information administrative auprès des personnels et des services des tutelles.
• Assurer l'interface avec les services centraux de l'EHESS, du CNRS, du Collège de France, du Campus Condorcet et des partenaires institutionnels.
• Assister et conseiller la direction sur les procédures administratives, réglementaires et organisationnelles.
• Participer à la préparation des réunions de direction et assurer le suivi des décisions prises.
• Représenter, le cas échéant, la direction auprès des partenaires internes et externes.
• Accueil et suivi des stagiaires entrants et sortants
• Accompagner la gestion administrative de l'unité
• Assurer le suivi administratif des conventions, contrats et programmes de recherche.
• Gérer les congés des personnels via les outils des établissements employeurs
• Assurer une veille sur les activités et initiatives conduites par les UMIFRE et les structures partenaires à l'international
• Réaliser et actualiser des tableaux de bord, identifier des indicateurs de suivi et produire des bilans et statistiques.
• Contribuer à la formalisation et à la sécurisation des procédures administratives.
• Recenser les besoins en formation de l'unité et en suivre la mise en œuvre (EHESS et CNRS)

• Participer à la préparation des réponses aux appels à projets et appels d'offres.
• Accompagner les chercheurs dans leurs démarches administratives.

• Coordonner l'organisation administrative et logistique des séminaires, colloques, journées d'études et autres manifestations scientifiques telles que les « Rencontres du CETOBaC », les journées doctorales et les écoles d’été.
• Assurer le suivi des accueils de chercheurs invités.
• Veiller au bon déroulement administratif des activités de recherche.

COMPÉTENCES REQUISES

Connaissances

• Connaissance du fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche, en particulier des unités mixtes de recherche.
• Connaissance de l'environnement administratif des établissements publics et de leurs procédures.
• Connaissance des règles de gestion administrative, budgétaire et financière.
• Connaissance des techniques d'organisation, de secrétariat et de gestion documentaire.

Compétences opérationnelles

• Concevoir et suivre des tableaux de bord.
• Rédiger des notes, rapports et documents administratifs.
• Réaliser des analyses et des synthèses.
• Conseiller les équipes et la direction.
• Organiser et coordonner des projets.
• Travailler en réseau avec de multiples interlocuteurs.
• Utiliser les outils bureautiques et collaboratifs.

Compétences comportementales

• Sens de l'organisation.
• Rigueur et fiabilité.
• Réactivité.
• Sens relationnel.
• Discrétion professionnelle.
• Capacité d'analyse.
• Autonomie.
• Force de proposition.
• Aptitude au travail en transversalité.
• Sens du service public.

Compétences linguistiques

• Anglais : Maîtrise de l'anglais écrit et oral – niveau B2

PROFIL RECHERCHE

• Bac+2 en gestion administrative ou domaine équivalent.
• Expérience significative dans des fonctions similaires.