Niveau de recrutement : Assistant Ingénieur (ASI) - Catégorie A

BAP et emploi-type : BAP J – Gestion et Pilotage / J2F53 – Chargé.e des affaires juridiques

Niveau de rémunération :

- Agents titulaires : rémunération indiciaire complétée par le régime indemnitaire statutaire (dont complément indemnitaire annuel)

- Agents contractuels : entre 1977,48€ à 2580,87 € brut selon le profil et l’expérience professionnelle.

Localisation du poste : Mission des affaires institutionnelles et de coordination des instances - Direction Générale des Services 

                                     54 boulevard Raspail – 75006 Paris

Type de poste : Poste à temps complet, ouvert aux agents titulaires par voie de mobilité interne ou externe et le cas échéant aux agents contractuels (par CDD de 24 mois renouvelable)

Poste à pourvoir dès le 1er septembre 2026

 

Pourquoi nous rejoindre ?

Vous cherchez une première expérience responsabilisante au cœur de la gouvernance d'un établissement de renommée internationale ? Ce poste est fait pour vous !

Au-delà de la sécurisation juridique classique, vous serez un·e acteur·rice clé de la modernisation de nos pratiques grâce au déploiement de nouveaux outils numériques et collaboratifs. C’est l’opportunité idéale pour un·e jeune diplômé·e d'appliquer ses compétences en droit public ou en gestion administrative au sein d'un environnement intellectuel stimulant.

 

ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL

L’École des hautes études en sciences sociales (EHESS) est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel, doté du statut de « grand établissement ». Sa vocation est de comprendre les sociétés dans leur complexité en faisant coopérer l’ensemble des disciplines des sciences humaines et sociales.

L’EHESS accueille environ 3 000 étudiantes et étudiants en master, doctorat et diplôme de l’École. Son modèle repose sur une formation à la recherche par la recherche, fondée sur un lien étroit entre enseignement et activité scientifique.

L’établissement s’appuie sur 38 unités de recherche, au sein desquelles près de 800 enseignants et chercheurs développent les savoirs et accompagnent les étudiantes et étudiants, avec l’appui de 400 personnels administratifs et techniques.

L’EHESS se distingue par son projet intellectuel interdisciplinaire, son ouverture internationale et son engagement dans la diffusion des savoirs. Elle est également membre fondateur du Campus Condorcet, grand campus de sciences humaines et sociales de rayonnement international.

Au sein de la direction générale des services, la Mission des affaires institutionnelles et de coordination des instances assure le bon fonctionnement institutionnel et la sécurité juridique de l’établissement en étant principalement chargée de la coordination des différentes instances de l’établissement, de l’organisation du conseil d’administration, de l’organisation des différentes élections au sein de l’établissement et de la rédaction et de la publication des différentes décisions du Président de l’EHESS, notamment les délégations de signature et de pouvoir.

L’agent.e est placé.e sous l’autorité hiérarchique de l’adjoint au directeur général des services.

 

MISSIONS

Le/la chargé.e des affaires institutionnelles coordonne et assure les activités administratives et juridiques liées à la vie institutionnelle de l’établissement. Il/elle garantit le bon fonctionnement des instances, la sécurisation des actes administratifs et la diffusion de l’information institutionnelle.

Plus particulièrement il/elle a notamment pour mission d’organiser le conseil d’administration de l’établissement et de contribuer à l’organisation du comité social d’administration, de sa formation spécialisée (FSSSCT) et de la commission consultative paritaire des agents contractuels, principalement en lien avec la direction des ressources humaines et la conseillère de prévention.

Il/elle sera également chargé.e d’organiser les différentes élections au sein de l’établissement et de rédiger et sécuriser les actes juridiques portés à la signature du Président de l’EHESS.

 

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Organisation, coordination et pilotage des instances

• Conseil d'Administration (CA) : Piloter l'organisation globale du CA, qui se tient sur un rythme de 4 séances par an.
• Dialogue social : Contribuer à l’organisation des instances (Comité Social d’Administration, F3SCT, Commission consultative paritaire des agents contractuels), en lien étroit avec la DRH et la conseillère de prévention.
• Coordination logistique : Planifier et organiser matériellement les instances (réservation de salles, visioconférences, etc.) en collaboration directe avec le service Patrimoine de l'école.
• Suivi des séances : Préparer les ordres du jour, rédiger et envoyer les convocations, vérifier le quorum en séance et suivre les votes.
• Actes post-instances : Rédiger les délibérations et les procès-verbaux (en lien avec un prestataire externe pour le dialogue social et une réflexion à avoir sur de nouveaux outils numériques), assurer leur publication et le contrôle de légalité.
• Dialogue : Être l’interlocuteur·rice privilégié·e des représentants du personnel et des directions pour l’organisation des instances.

 

 

Gestion des actes institutionnels

• Rédiger, sécuriser et mettre à jour les actes juridiques portés à la signature du Président (arrêtés de composition, décisions de nomination, délégations de signature, règlements intérieurs).
• Moderniser et sécuriser les modèles d'actes juridiques en fonction des évolutions réglementaires avant de les publier et de les diffuser.
• Accompagner et conseiller les différents services de l’établissement sur les aspects juridiques institutionnels.
• Communiquer les informations institutionnelles

 

Modernisation, Outils et Projets Collaboratifs

Véritable moteur de modernisation au sein de la Mission, vous participerez activement à la transition numérique de nos processus :

• Déploiement du parapheur électronique: Participer activement à la mise en place opérationnelle et à l'appropriation de ce nouvel outil clé au sein des services.
• Modernisation du suivi des séances : Mener une veille et une analyse comparative des nouveaux outils d’aide à la saisie, de facilitation de prise de notes et de génération de comptes rendus. Vous serez chargé·e de tester ces solutions et de formuler des recommandations pour optimiser les processus de rédaction post-instances en lien avec la chargée d’amélioration continue.
• Espaces collaboratifs : Être force de proposition pour concevoir, structurer et déployer de nouveaux espaces de travail collaboratifs afin d'optimiser, d'organiser et de fluidifier l'envoi des documents aux élus.
• Communication interne / intranet : S'impliquer pleinement et être force de proposition sur le volet institutionnel lors du chantier de refonte globale de l'Espace Numérique de Travail (ENT).

 

Suivi des élections et désignations

• Organiser les élections professionnelles et les élections aux conseils centraux 
• Gérer les appels à candidatures, suivre les désignations des membres dans les commissions et comités internes, et mettre à jour les arrêtés consécutifs.

COMPÉTENCES REQUISES

Connaissances

• Connaissances juridiques générales (le droit public est un atout majeur).
• Compréhension du fonctionnement des administrations publiques et de l’environnement de l’enseignement supérieur et de la recherche.

 

Compétences opérationnelles

• Très bonnes capacités rédactionnelles (écrits juridiques et administratifs, procès-verbaux).
• Mettre en œuvre des procédures administratives
• Maîtrise des outils bureautiques courants et forte appétence / curiosité pour les outils collaboratifs numériques.
• Capacité à gérer son activité de manière autonome au sein d'un calendrier réglementaire complexe. Sens du travail en équipe, transversalité et sens de la pédagogie.
• Savoir rendre compte
• Utiliser les outils bureautiques et logiciels métier
• Structurer et formaliser des informations par écrit
• Maîtrise des logiciels métier 

 

Compétences comportementales

• Rigueur, fiabilité et grand sens de l’organisation.
• Sens aigu de la confidentialité et de la discrétion professionnelle.
• Sens relationnel, écoute et excellente capacité d’adaptation
• Autonomie
• Esprit d'initiative et force de proposition.

 

 

CONDITIONS PARTICULIÈRES D’EXERCICE

• Présence requise lors des séances des instances (4 CA par an + environ 7 séances des instances de dialogue social).
• Activité soumise à des échéances réglementaires et à un calendrier institutionnel.
• Relations quotidiennes et transversales avec l'ensemble des directions, services et élus de l'établissement

 

PROFIL RECHERCHE

• Bac +3 ou équivalent exigé
• Une première expérience ou un stage significatif dans le domaine de l'administration publique ou des affaires juridiques sera apprécié.